フリーアドレス導入の課題とその改善策について解説

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フリーアドレス導入の課題とその改善策について解説

フリーアドレス
解決策

働き方改革により、テレワークと併せて検討されることが多くなっているフリーアドレス。
コミュニケーションの活性化やオフィスの省スペース化などのメリットがあります。

そんなフリーアドレスですが、導入するのに課題があるのも事実です。
ですが、上手く取り入れることができれば適切な効果を得ることができます。
そのためにはどのような改善策があるのかをご紹介いたします。

フリーアドレス導入の課題とその改善策

１　新しいシステムを導入する不安

新しい試みを導入する際、未知のことに不安を抱く人はいるものです。
フリーアドレスの場合、自席がなくなってしまうことや周りが毎回違うことに違和感を抱いて躊躇してしまうことが考えられます。
不安を取り除けないと導入しても浸透させるのは難しいと言えるでしょう。
改善のポイント

導入する目的や活用方法を周知する

新しいシステムを導入する不安は、周囲の理解を得られていないことが根本にあります。
まずはフリーアドレスを取り入れることでどのようなメリットがあるのかなど、導入する目的を周知する必要があります。
その上でどのように活用するのか伝え、不安を取り除いてあげましょう。

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２　マネジメント機能が低下してしまう

自席があれば所在管理をスムーズに行えますが、フリーアドレスを導入すると誰が何処にいるのか分かり辛くなってしまいます。
その結果、所在管理が難しくなってしまったり、直接会う必要がある場合に何処にいるのか探す手間が増えてしまいます。
改善のポイント

座席管理システムを導入する

マネジメント機能を補うには、座席管理システムを導入することをおすすめします。
座席管理システムでは、座席の予約や誰が何処に座っているかなどの確認が行えるので所在管理が楽になり、人を探す手間も省けます。

座席管理システムなら「セキメル」

座席管理システム「セキメル」には、座席予約や出社・在席状況を見える化する機能が備わっています。

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３　席が固定化してしまう可能性がある

座席を自由に選べるということは、同時に同じ席をずっと選択することも可能であるということになります。
また、席は変わっていても周りのメンバーが固まっているということもあります。
これではフリーアドレスを導入した意味がなくなってしまいます。
改善のポイント

席を固定化しないための工夫を取り入れる

席の選択を完全に自由にするのではなく、「連続で同じ席、同じ人の近くにしないようにする」などのルールを決めておくと固定化を防げます。
またはくじ引きなど、自分の意思とは関係なく決まるシステムを取り入れると、どの席を選べばよいか考える負担を減らせます。

座席管理システム「セキメル」の抽選機能で固定化を回避！

座席管理システム「セキメル」には、ランダムで席が決定する抽選機能が備わっています。

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４　帰属意識が下がってしまう

フリーアドレスは席を固定しないことによって他部署との交流が増えることがメリットです。
一方で、決まった席がないことによって部署やチームに所属しているという帰属意識が薄れてしまう可能性があります。
改善のポイント

グループアドレス形式を取り入れる

帰属意識を高めるには、グループアドレス形式を取り入れることをおすすめします。
フリーアドレスというと、自由に席を選択するイメージがあると思われますが、これは「完全フリーアドレス」という１つの形式です。
フリーアドレスにはもう１つ形式があり、それが「グループアドレス」です。
グループアドレスは部署やチームごとにエリアを作成し、そのエリア内で席を選択します。
完全フリーアドレスとは違い、部署やチームのメンバーが近くにいるので、帰属意識の低下を防ぐことができます。

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５　集中力の低下

部署の垣根を越えたコミュニケーションが増えることがフリーアドレスのメリットですが、交流にばかり意識が行ってしまうと作業効率が下がってしまいます。
集中しようとしても周りが会話をしていると気が散ってしまうこともあるでしょう。
改善のポイント

レイアウトを工夫して集中できる環境に

交流を目的としたオープンなスペースの他に、作業に集中できるスペースを用意することで作業効率を下げずにメリットを維持できます。

座席管理システム「セキメル」では、オフィスレイアウトに合わせた座席選択画面を作成することができます。
６　セキュリティの問題

フリーアドレスで席が固定でなくなることにより、デスクに書類などを置いておくことができなくなります。
移動毎に持ち歩くことになるので、紛失リスクが上がる可能性があります。
改善のポイント

ペーパーレス化で持ち運ぶ書類を減らす

書類を電子化して持ち運ぶ書類を減らすことで、紛失リスクを解消できます。