グループアドレスのメリットは？導入の流れとは？

フリーアドレス
フリーアドレス導入方法

新型コロナウイルス感染症の影響からテレワークや在宅勤務が採用されるようになりました。
それと同様に、フリーアドレスを導入しようと検討する企業も多く見受けられます。

しかし、会社を完全にフリーアドレス化する…というのは、働き方や職場コミュニケーションの取り方をこれまでとは大きく改変することになります。
フリーアドレスには、ペーパーレス化やスペース効率の改善による経費削減、社内コラボレーションを活性化させるといったメリットが多いものの、うまく導入できなければ、業務に支障をきたしてしまいデメリットになる危険性があります。

Point

そこで注目されるのが、「グループアドレス」です。
グループアドレスとは、グループごとに決められた範囲内でフリーアドレスを行う手法です。
ここでは、完全フリーアドレスとの違いや、導入の流れについて説明します。

完全フリーアドレスとグループアドレスの違いとは？

フリーアドレスは社員が固定席を持たずに、パソコンなどのモバイル端末を活用して好きな座席で働くワークスタイルです。

社員全員がフリーアドレスを行う完全フリーアドレスは、毎日異なる座席で業務を進めるため、異なる部署・組織メンバーが隣り合うことで、社内コミュニケーションの活性化を図ることができます。
さらに、組織ごとの個室やパーテーションなどが不要になり、座席の数やオフィススペースを大幅に削減することが可能です。
しかし完全フリーアドレスには大きなデメリットがあります。
それは「同じ部署・組織内のメンバーのコミュニケーションが希薄になりやすい」ということです。

そこで、デメリットを補うのがグループアドレスです。
グループアドレスは、部署・組織ごとにエリアを作り、エリア内だけでフリーアドレスを行う手法です。
大幅なオフィススペース効率化を図ることはできませんが、同じエリアメンバーが隣り合い座席を使用するため、部署・組織内のコミュニケーションが希薄になる心配はありません。
また、定期的にエリア位置の入替を行うことで、異なる部署・組織メンバーとのコミュニケーションを活性化させることもできます。

完全フリーアドレスに比べ、グループアドレスは従来の働き方に近い形でフリーアドレスを導入することができます。

完全フリーアドレスとグループアドレスの場合

グループアドレス導入の流れ

フリーアドレスを導入するには事前準備が必須です。
ここでは、導入までの大まかな流れ、グループアドレスに決定するタイミングについて説明します。

１　フリーアドレスの目的を決めて社内に共有する。

フリーアドレス化をするということは、従来の働き方を大きく変えることになります。
事前に導入する目的や、メリットなどを社内でしっかり共有し、導入後のイメージを持つことが重要です。
２　フリーアドレス対象者と必要な座席数を決める。

フリーアドレスを実施したときに必要なスペースや座席数を判断するために、現状の在席率を把握し、部署・組織ごとに必要な座席数を決定します。
ここで、フリーアドレスを社内の一部のみで行う場合はフリーアドレス対象者も決定します。

部署・組織ごとにフリーアドレス対象者と必要な座席数が決定したら、全体の席数を決めます。
３　フリーアドレスの運用方法を決定する。

ここでフリーアドレスの運用方法を「完全フリーアドレス」か「グループアドレス」にするか決定します。
先述したように、それぞれにメリット・デメリットがあるため、慎重に判断するようにします。
４　オフィスレイアウトを決定する。

フリーアドレスの運用方法を決定後は、それに合わせてオフィスレイアウトを決定します。
フリーアドレス導入の際にはレイアウト変更がしやすいデスクや社員の持ち物を格納できるロッカーを準備するのもおすすめです。

業種によって最適なレイアウトは異なるため、フリーアドレス導入の知識がある業者へ相談しながらレイアウト決定をするのも一つの手です。
５　フリーアドレスの運用ルールを決めて社内に共有する。

フリーアドレス環境を整えた後は、もう一度フリーアドレスの目的を確認し、それに合わせた運用ルールを決めます。
効率よく運用していくため、フリーアドレスに特化したシステムや管理ツールを活用してルールを決定することをおすすめします。
ルール決定後は社内で共有し、定期的に見直せる仕組みがあるとより良い環境づくりを実現しやすくなります。