オフィスのフリーアドレス化 成功のコツ

「セキメル」でフリーアドレスを成功させるために役立つ情報を発信!

【フリーアドレスこそ必要!】安否確認ツールで災害に備えよう。

  • フリーアドレス
  • セキメルの使い方

災害発生時、会社の対応で求められるのは素早い社員の安否確認です。
しかし、災害はいつ起きるのかわからないこと。周囲の混乱した状況下ですぐに対応できるとは限りません。
さらに、フリーアドレスを実施している場合、社員の位置は日毎に異なります。
適切に対応するためにも事前に備えておきたいと思う方は多いと思います。

災害時の備えの一例として挙げられるのが「安否確認ツール」です。
今回は、安否確認ツールとはどんな役割があるのか、セキメルでできる安否確認についてご紹介します。

Point

安否確認ツールとは、災害時に社員の安否を確認できるツールです。
安否確認ツールがあることで、災害が発生したとき・緊急事態に遭遇したときに社員全員の安否を確認し、
いち早く事業継続をしてよいかどうかの判断につなげることができます。

安否確認ツールに求められる基本的なこととは?

安否確認ツールには主に次のことが求められます。

  • 1 確認メールの一斉送信

    社員やメンバーにまとめて安否確認のメールを配信できる機能が必要になります。
    災害発生時に、一人ひとりにメールを送信する時間や余裕はありません。
    緊急時にいかに早く確認メールをすべてのメンバーに配信できるかがカギになります。

  • 2 確認メールへの返信

    各メンバーが届いた安否確認メールに対して返信をする機能も必要になります。
    状況に問題はないか、伝達事項はないかなど、メンバーごとに必要な情報を発信できると最適です。
    問題の有無にかかわらず、返信のしやすさがカギになります。

  • 3 リアルタイムの返信確認

    上記1・2の機能に合わせて返信状況を確認できる機能も必要になります。
    返信のないメンバーには再配信を行ったり、個別で電話をするといった対応にいち早くつなげることができます。

  • 4 各メンバーの所在確認

    災害発生時、メンバーの所在を確認できる機能です。
    出社・在宅勤務のメンバー、出張中のメンバーなど、それぞれの所在把握が必要になります。
    管理担当者は所在が把握できると、働く場所ごとに状況が変わることを想定しながら指示や行動がしやすくなります。

セキメルでできる安否確認サービスをご紹介

セキメルでは先述した、安否確認ツールに求められる機能が準備されています!
主に「伝言所在」を活用して安否確認をスムーズにすることができます。

  • 1 確認メール一斉送信

    メール配信するタイトル・内容・メンバーを設定し送信できます。
    少ない手順で、手間を最小に送信をすることができます。

    確認メールの設定画面。タイトル・内容・メンバーを設定します。

  • 2 確認メールへの返信

    各メンバーがスマートフォンやパソコンから確認メールを受け取り、メールのリンク先から状況の返信ができます。

    状況と伝達事項を入力し送信します。
    状況と伝達事項を入力し送信します。スマートフォンからも同様に送信できます。
  • 3 リアルタイムの返信確認

    管理担当者は安否確認メールに対する返信を一覧で確認できます。
    いち早く、返信の有無を確認することができます。

    返信状況の確認画面。送信したメンバーと、メンバー各自の返信内容がひと目で分かります。

  • 4 各メンバーの所在確認

    所在一覧からメンバーの所在、座席位置を確認できます。
    また、緊急時の電話番号もここで確認できます。

    所在一覧画面。リストの所在より現在のの在席状況や緊急連絡先を確認することができます。。

座席管理システム「セキメル」でより良いフリーアドレスを実現しませんか?

安否確認ツールは、いつ起こるか分からない災害から社員の安全を確保し、会社の事業継続につなげる重要なツールです。
フリーアドレスを導入する時こそ、災害に対する準備も必要になります。
セキメルは、フリーアドレスに特化した機能と合わせて、安否確認ツールを取り入れることができます。
ぜひ、フリーアドレスにお役立てください。

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また、セキメルの導入について、ご不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。

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