フリーアドレス制での電話取り次ぎの課題とその解決策とは

フリーアドレスを導入した場合は、従来の固定席のときと同様の電話対応は行うことが難しくなります。
セキメルの場合は、在席管理システムを同時に取り扱うことで、電話取り次ぎの問題点の解消に役立ちます。

フリーアドレス制での電話取り次ぎの課題

1　固定電話は動かせないので、スムーズな電話の取り次ぎができなくなる

2　電話の近くの席は避けられがち

3　固定電話の意味合いが薄くなる

セキメルにおける解決策

1　座席管理システムで電話の取り次ぎ対象の位置を把握

2　オフィスの配置物状況も自在にカスタマイズ

3　グループアドレス制度も活用<

フリーアドレス制での電話取り次ぎの課題

フリーアドレスの導入後、発生する頻出課題として社内の電話の取り次ぎが困難になることがあります。
従来の固定席で行っていた方法で対応することは難しく、具体的には以下のような問題点が挙げられます。

１　固定電話は動かせないので、スムーズな電話の取り次ぎができなくなる

従来のオフィスではそれぞれのデスクに置かれた固定電話で電話を取り、内線番号や座席表を参考に電話の取り次ぎを行っていました。
フリーアドレス制では毎日メンバーの座席が変わり、固定しない制度のため、電話を取り次ぎたい相手がどこにいるか分かりません。
取り次ぐ対象がどの座席に座っているかを知る必要があります。
２　電話の近くの座席が避けられることもある

電話が設置されていない場合、電話の取り次ぎは必然的に電話の近くの席を選択した人物が行うことになります。
自由に選択できるということは、業務が増えてしまうのをきらい、意図して電話の近くの席を避けるケースが起きると予想されます。
３　固定電話を使う理由

上記のように、フリーアドレスの導入の際、固定電話の従来どおりの使用が難しくなることから、固定電話の使用をやめてしまうケースも少なくありません。
そもそもフリーアドレスの仕様では、固定電話を席1つにつき1台ずつ設置する必要性は薄く、単純に固定電話の使用を継続するだけではシステム面で合致していないと言えます。
導入後に固定電話をフリーアドレスと組み合わせて円滑に運用するには、固定席を使用するケースが多い部署（総務・経理等）に限り席を固定する、あるいはオフィスの一部に対してグループアドレス制度を併用するなどの手段が挙げられます。

セキメルにおける解決策

フリーアドレスを導入しても電話をスムーズに取り次ぐためには、いくつかの方法が考えられます。
「セキメル」には、フリーアドレス対応の在席管理システムが備わっています。
仮にスムーズな取り次ぎを継続することが可能となっています。

１　座席管理システムで電話の取り次ぎ対象の位置を把握

セキメルにより座席管理システムを使うと、Web上で社員がどの座席にいるのかを可視化できます。
セキメルはフリーアドレス対応のシステムであり、社員の予定や一時的な離席の把握など、フリーアドレス制度にぴったりな機能が搭載されています。
「伝言所在」はフリーアドレスを利用する上で陥りがちな、「誰がどこにいるかわからない」という状況を、自分の状況を発信することで解消します。
フリーアドレスの座席と連携して、メンバーの利用座席を即座に確認することも可能です。
「座席の予約機能」により特定の座席を予約することで、自分の位置についてを予め知らせる、といった方法もあります。
２　オフィスの配置物状況も自在にカスタマイズ

座席管理システムの座席表は、自由度の高いカスタマイズが可能です。
配置された固定電話がオフィスのどこに位置しているか、一目で把握できるような調整を行えます。
状況に応じたレイアウトにすることで、フリーアドレス導入以前と同様のスムーズな取り次ぎを可能にします。
３　グループアドレス制度も活用

グループアドレスとはフリーアドレスの一種であり、部署・チームごとに座席エリアが指定され、割り当てられたエリア内に限定して自由に座席を決めることができるシステムです。
セキメルでは、個人が指定できる座席などの設定を行えば、完全なフリーアドレス制度だけではなく、一部だけグループアドレスを利用するといった、自由度の高い使い方が可能です。
配置された固定電話の周辺に限ってグループアドレスを導入することで、フリーアドレスの開始以前の電話対応と同様に、スムーズな対応を継続することができます。